Verfügbarkeitskalender und Einstellungen der Terminplanung

Verfügbarkeitskalender

Öffnen Sie Verfügbarkeiten in der Seitenleiste. Sie können bis zu 5 Verfügbarkeitskalender haben, als Tabs dargestellt, zum Beispiel einen für Bürotage und einen für einen Sommerplan. Einer davon ist der Standard, und neue Termine verwenden ihn. Ein Termin kann in seinem Schritt Zeitplan einen anderen wählen.

Die große Tabelle zeigt jeden Tag des Monats mit den Zeiten, zu denen Sie offen sind. Grüne Tage sind offen, graue Tage sind nicht verfügbar, bernsteinfarbene Tage sind ganztägig geschlossen und rote Tage sind Feiertage von Ihrer Seite Feiertage. Vergangene Tage sind grau und können nicht geändert werden.

Neuer Kalender fragt nach einem Namen. Das Zahnrad öffnet die Kalendereinstellungen, in denen Sie ihn umbenennen, zum Standard machen oder löschen können. Der Standardkalender kann nicht gelöscht werden, machen Sie also zuerst einen anderen zum Standard.

Wöchentliche Zeiten

Wöchentliche Zeiten öffnet einen Dialog mit den sieben Tagen. Legen Sie die Zeiten für jeden Tag fest oder markieren Sie ihn als nicht verfügbar. Die Uhrzeiten folgen Ihrer Einstellung für 12 oder 24 Stunden, und die Woche beginnt an dem Tag, den Sie in Ihren Einstellungen gewählt haben. Der Dialog prüft, dass jedes Ende nach seinem Beginn liegt.

Einen einzelnen Tag ändern

Wählen Sie einen Tag in der Tabelle, um ihm eigene Zeiten mit einem oder mehreren Zeitfenstern zu geben oder ihn als nicht verfügbar zu markieren. Eine Änderung ersetzt die wöchentlichen Zeiten nur für dieses Datum. Ein Tag zeigt in seinem Feld bis zu drei Zeitfenster, und ein Link Weitere öffnet die vollständige Liste.

Die Regeln eines Termins

Im Termin-Editor legen die Schritte Zeitplan, Gruppen und Freigabe fest, wie dieser Termin gebucht werden kann:

• Mindestvorlauf: wie kurz vor einer Zeit sie noch gebucht werden kann. Wählen Sie Kein Vorlauf, 15 oder 30 Minuten, 1, 2, 4 oder 8 Stunden, 1 oder 2 Tage oder 1 Woche. Neue Termine nutzen 2 Stunden.
• Buchungszeitraum: wie weit im Voraus Menschen buchen können. Wählen Sie 7, 14, 30, 60, 90, 180 oder 365 Tage. Neue Termine nutzen 60 Tage.
• Startzeiten: wie oft ein Zeitfenster beginnt. Wählen Sie Direkt nach jeder Buchung oder alle 5, 10, 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten. Bei Direkt nach jeder Buchung folgen die Zeitfenster aufeinander, im Abstand von Länge des Termins plus Pufferzeit.
• Pufferzeit: freie Zeit nach jeder Buchung, bevor die nächste beginnen kann. Sie legt die Abstände der Zeiten fest, die Sie anbieten. Sie blockiert keine Zeit vor oder nach einer Buchung, die schon besteht. Ein Beispiel: Ein Termin von 30 Minuten mit 15 Minuten Pufferzeit ergibt alle 45 Minuten ein Zeitfenster: 9:00, 9:45, 10:30.
• Zuerst meine Genehmigung einholen: Jede Buchung ist eine Anfrage, bis Sie sie genehmigen, und die Zeit bleibt in der Zwischenzeit reserviert. Bei einem kostenpflichtigen Termin wird die Karte bei der Anfrage nur reserviert und erst belastet, wenn Sie genehmigen. Siehe Buchungsanfragen genehmigen.
• Buchungen pro Tag und Buchungen pro Woche: die meisten Termine, die Sie annehmen, wobei Buchungen zählen von bestimmt, ob nur dieser Termin zählt oder alle Ihre Termine.
• Weitere Längen zur Auswahl: zusätzliche Längen neben der Hauptlänge, zum Beispiel 45 Minuten oder 1 Stunde. Die buchende Person wählt zuerst eine Länge und sieht dann die Zeiten dafür. Nicht verfügbar bei einem Termin mit Zahlung, weil der Preis für eine Länge gilt.
• Buchender kann absagen und Buchender kann verschieben: wie spät vor dem Beginn ein Buchender seine Buchung noch selbst ändern darf, von 1 Stunde bis 1 Woche, oder jederzeit. Für Sie gilt das nie.
• Erstattung bei Absage (Termine mit Zahlung): Eine bezahlte Buchung wird automatisch vollständig erstattet, wenn der Buchende früher als so viele Stunden vor dem Beginn absagt. Neue Termine nutzen 24 Stunden.
• Verfügbarkeitskalender: aus welchem Ihrer Kalender die Zeiten kommen.
• Gruppen- oder Kursveranstaltung, Wiederkehrende Buchungen, Warteliste und Meine Zustimmung einholen: siehe unten Was bedeuten diese Optionen?.

Ein Buchender sieht nur Zeiten, die alle diese Regeln erfüllen, und dieselben Regeln werden beim Bestätigen noch einmal geprüft, sodass zwei Personen nicht denselben Zeitpunkt bekommen können.

Buchende erfahren die Regel zum Absagen und Verschieben, bevor sie buchen, und auf ihrer Buchungsseite. Ist eine Frist abgelaufen, blendet die Buchungsseite die Schaltfläche aus und bittet, sich an Sie zu wenden.

Solange Sie einen gespeicherten Termin bearbeiten, zeigt die Vorschau neben dem Formular die echten Zeiten, die Menschen mit Ihren aktuellen Einstellungen angeboten würden, und sagt es, wenn nichts gebucht werden kann. Bei einem neuen Termin, der noch nicht gespeichert ist, zeigt die Vorschau Beispieltage und Beispielzeiten und weist unter dem Kalender darauf hin.

Feld für Feld

Das Fragezeichen neben einem Feld im Editor öffnet eine kurze Erklärung und verweist hierher. Zu jedem Feld steht hier, was es bewirkt, was Buchende sehen und was gut zu wissen ist.

Verfügbarkeitskalender

Was es bewirkt. Legt fest, aus welchem Verfügbarkeitskalender die offenen Zeiten dieses Termins kommen: seine Wochenzeiten, die Änderungen an einzelnen Tagen und Ihre Feiertage. Ohne Auswahl verwendet der Termin Ihren Standardkalender.

Was Buchende sehen. Auf der Buchungsseite erscheinen nur Tage und Zeiten innerhalb dieser Zeiten.

Gut zu wissen. Wenn Sie die Zeiten eines Kalenders ändern, ändert sich jeder Termin, der ihn verwendet. Geben Sie einem Termin einen eigenen Kalender, wenn er andere Zeiten braucht, zum Beispiel nur Abendgespräche. Sie können bis zu 5 Kalender haben.

Dauer

Was es bewirkt. Wie lange jede Buchung dauert. Sie bestimmt die Länge des Zeitfensters, des Kalendereintrags und des Meetings.

Was Buchende sehen. Die Dauer steht auf der Buchungsseite neben dem Terminnamen und noch einmal in der Bestätigung und in den E-Mails.

Gut zu wissen. Eine spätere Änderung gilt für neue Buchungen. Bereits gemachte Buchungen behalten ihre Zeiten. Mit Pufferzeit ist der Abstand zwischen zwei angebotenen Zeitfenstern die Dauer plus die Pufferzeit.

Weitere Längen zur Auswahl

Was es bewirkt. Bietet neben der Hauptlänge weitere Längen für denselben Termin an, zum Beispiel 45 Minuten oder 1 Stunde.

Was Buchende sehen. Wer bucht, wählt zuerst eine Länge und sieht dann die Zeiten dafür. Wenn Sie keine wählen, wird nur die Hauptlänge angeboten.

Gut zu wissen. Die Hauptlänge wird nie doppelt aufgeführt. Nicht verfügbar für einen Termin mit Zahlung, weil der Preis für eine Länge gilt.

Pufferzeit

Was es bewirkt. Freie Zeit nach jeder Buchung, bevor die nächste beginnen kann. Sie legt den Abstand der angebotenen Zeiten fest.

Was Buchende sehen. Zeitfenster beginnen später, als sie es ohne Pufferzeit würden. Bei einem Meeting von 30 Minuten mit 15 Minuten Pufferzeit werden Zeitfenster um 9:00, 9:45 und 10:30 angeboten.

Gut zu wissen. Sie sperrt keine Zeit vor oder nach einer bereits bestehenden Buchung und macht das Meeting nicht länger.

Startzeiten

Was es bewirkt. Wie oft innerhalb Ihrer offenen Zeiten ein neues Zeitfenster beginnt.

Was Buchende sehen. Bei Direkt nach jeder Buchung folgen die Zeitfenster aufeinander, im Abstand der Meetinglänge plus Pufferzeit. Bei alle 15 oder 30 Minuten beginnen die Zeitfenster in einem festen Rhythmus, sodass die Zeiten aufgeräumt wirken, wie 9:00, 9:30 und 10:00.

Gut zu wissen. Wählen Sie Direkt nach jeder Buchung oder alle 5, 10, 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten. Startzeiten ändern nichts an der Länge eines Meetings.

Mindestvorlauf

Was es bewirkt. Wie kurz vor einer Zeit sie noch gebucht werden kann. Bei 2 Stunden kann niemand ein Zeitfenster buchen, das in weniger als 2 Stunden beginnt.

Was Buchende sehen. Zeitfenster, die zu bald beginnen, erscheinen nicht, und zwar ab dem Moment, in dem jemand nachsieht.

Gut zu wissen. Wählen Sie Kein Vorlauf nötig, 15 oder 30 Minuten, 1, 2, 4 oder 8 Stunden, 1 oder 2 Tage oder 1 Woche. Neue Termine verwenden 2 Stunden. Wenn Sie selbst für einen Kunden buchen, hält der Vorlauf Sie nicht auf.

Buchungszeitraum

Was es bewirkt. Wie weit im Voraus gebucht werden kann.

Was Buchende sehen. Der Kalender zeigt Tage nur bis zum Ende dieses Zeitraums.

Gut zu wissen. Wählen Sie 7, 14, 30, 60, 90, 180 oder 365 Tage. Neue Termine verwenden 60 Tage. Ein längerer Zeitraum öffnet mehr von Ihrem Kalender für Buchungen, halten Sie Ihren Verfügbarkeitskalender also aktuell.

Plätze pro Termin

Was es bewirkt. Macht den Termin zu einer Gruppen- oder Kursveranstaltung: So viele Personen können dieselbe Zeit buchen. Sie können 1 bis 500 festlegen.

Was Buchende sehen. Ist Freie Plätze anzeigen eingeschaltet, zeigt die Buchungsseite, wie viele Plätze noch frei sind. Eine volle Zeit wird nicht mehr angeboten oder kann abgewartet werden, wenn die Warteliste eingeschaltet ist.

Gut zu wissen. Plätze werden für die ganze Zeit gezählt: Ein Kurs mit 10 Plätzen nimmt insgesamt 10 Personen auf. Sie können die Zahl nicht unter die Plätze senken, die in der am stärksten gebuchten kommenden Zeit schon vergeben sind.

Plätze pro Person

Was es bewirkt. Die meisten Plätze, die eine Person in einer Buchung reservieren kann. Der Wert kann nie höher sein als Plätze pro Termin.

Was Buchende sehen. Im Buchungsformular wählt der Buchende, wie viele Plätze er nimmt, bis zu dieser Zahl.

Gut zu wissen. Der Standard ist 1. Wer 3 Plätze nimmt, belegt 3 der Plätze und zahlt bei einem Termin mit Zahlung das Dreifache. Plätze sind nicht dasselbe wie Gäste, also Personen, die ein Buchender per E-Mail zu seiner Buchung einlädt.

Absagen und Verschieben

Was es bewirkt. Legt fest, wie spät vor dem Beginn ein Buchender noch selbst absagen oder verschieben darf. Es gibt zwei Einstellungen, Buchender kann absagen und Buchender kann verschieben. Jede kann jederzeit gelten oder von 1 Stunde bis 1 Woche vor dem Beginn.

Was Buchende sehen. Buchende erfahren die Regel, bevor sie buchen, und auf ihrer Buchungsseite. Ist die Zeit verstrichen, blendet die Seite diese Schaltfläche aus und bittet sie, Sie zu kontaktieren.

Gut zu wissen. Die Regel bindet nur den Buchenden. Sie selbst können immer absagen oder verschieben. Bei einem Termin mit Zahlung bestimmen die Erstattungsstufen, wie viel zurückgezahlt wird. Die Zeile unter den Einstellungen, Das sehen Buchende, ist genau der Satz, den Buchende lesen.

Was bedeuten diese Optionen?

Drei Paare von Einstellungen sehen sich ähnlich. So unterscheiden sie sich.

Startzeiten, Pufferzeit und Mindestvorlauf

• Startzeiten legen fest, wie oft während Ihrer Öffnungszeiten ein neues Zeitfenster beginnt.
• Pufferzeit fügt nach jeder Buchung freie Zeit hinzu, sodass das nächste Zeitfenster später beginnt.
• Mindestvorlauf bezieht sich auf jetzt, nicht auf den Tag: Er blendet Zeitfenster aus, die zu bald beginnen, und zwar ab dem Moment, in dem jemand nachsieht.

Gruppe, Wiederkehrend, Warteliste und Zustimmung

• Gruppen- oder Kursveranstaltung: Mehrere Personen buchen dieselbe Zeit, bis zu den Plätzen pro Termin, die Sie festlegen. Höchstens Plätze pro Buchung begrenzt, wie viele eine einzelne Person reservieren kann, und Freie Plätze anzeigen zeigt den Buchenden, wie viele Plätze noch frei sind.
• Wiederkehrende Buchungen: Eine buchende Person reserviert dieselbe Zeit auf einmal an mehreren Tagen, zum Beispiel jede Woche. Sie legen die höchste Zahl von Terminen in einer Serie fest, von 2 bis 24.
• Warteliste: Wenn eine Zeit voll ist, können Menschen darauf warten. Wird sie frei, erhält die erste Person eine E-Mail mit einem Link, der die Zeit für sie hält. Sie legen fest, wie viele Stunden das Angebot gehalten wird, von 1 bis 72.
• Meine Zustimmung einholen: Jede Buchung ist eine Anfrage, bis Sie sie annehmen.

Was sich ausschließt. Wiederkehrende Buchungen und Warteliste gibt es nicht für einen Termin mit Zahlung und nicht, solange Meine Zustimmung einholen eingeschaltet ist. Eine Gruppenveranstaltung lässt sich mit einer Warteliste verbinden, so bekommt ein voller Kurs eine Warteliste. Weitere Längen zur Auswahl gibt es für einen Termin mit Zahlung nicht.

Plätze und Gäste

Plätze sind Plätze in derselben Zeit und werden für die ganze Zeit gezählt: Ein Kurs mit 10 Plätzen nimmt insgesamt 10 Personen auf. Wer 3 Plätze nimmt, belegt 3 davon und zahlt bei einem Termin mit Zahlung das Dreifache des Preises. Gäste sind Personen, die eine buchende Person per E-Mail zu ihrer eigenen Buchung einlädt. Sie erlauben sie mit Gäste erlauben im Bereich Zugriff. Bei einer Gruppenveranstaltung werden nur Plätze gegen den Raum gezählt.

Wenn Sie für einen Kunden buchen

Die Zeitfenster, die Sie mit Neue Buchung auf der Buchungsseite wählen können, sind dieselben, die ein Kunde sieht. Der Mindestvorlauf hält Sie nicht auf, weil Sie derjenige sind, der entscheidet.

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